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Gestión Documental

 

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por los sujetos obligados, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

 

Instrumentos de gestión de información pública

 

1. Registro de Activos de Información

El Registro de Activos de información es el inventario de la información pública que el sujeto obligado genere, obtenga, adquiera, transforme o controle en su calidad de tal y debe cumplir con las siguientes características:  

 

Documentos

Fecha de publicación

Inventario y clasificación de activos (documento en construcción)                                          

22-02-2019

Índice de información clasificada (documento en construcción)

El Índice de información Clasificada y Reservada es el inventario de la información pública generada, obtenida, adquirida o controlada por el sujeto obligado que ha sido calificada como clasificada o reservada y debe cumplir con las siguientes características.

Adoptado y actualizado por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal al sujeto obligado, de conformidad con lo establecido por el acuerdo No. 004 de 2013 del Archivo General de la Nación.                                       

22-02-2019

 
1.2  Plan instituciona de archivo
 
Se  encuentra  en construcción el documento. (Diagnostico y plan de mejoramiento) 
 
 

 

 

2. Gestión documental

    2.1  Politicas y circulares

         Caracterización

         Circular

    2.2  Eliminacion documental 

    2.3  Funcionamiento archivistico

          Presupuesto

          Contratos : 

          Contrato 33 Nov de 2018

          Contrato 35 Dic de 2018

          Contrato 28 Oct   de 2017

          Contrato 23 de Jul de 2018

         Contrato 17 de may de 2017

    2.4  Transferencias (muestras)

          Transferencias obras 2018

          Cronograma tranferencias primaria 2018

    2.5  Otras Novedades

          Induccion

          Registros de temperatura

          Reparaciones

          Control de prestamos

3. Esquema de Publicación de Información

 

a. Nombre o título de la información.

b. Idioma.

c. Medio de conservación (físico, análogo y/o digital).

d. Formato (hoja de cálculo, imagen, audio, video, documento de texto, etc).

e. Fecha de generación de la información.

f. Frecuencia de actualización.

g. Lugar de consulta.

h. Nombre de responsable de la producción de la información.

i. Nombre de responsable de la información.

j. Procedimiento participativo para la adopción y actualización del Esquema de Publicación. Los sujetos obligados, de acuerdo con el régimen legal aplicable, implementarán mecanismos de consulta a ciudadanos, interesados o usuarios con el fin de identificar información que pueda publicarse de manera proactiva y establecer los formatos alternativos que faciliten la accesibilidad a poblaciones específicas.

k. Adoptado y actualizado por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal al sujeto obligado, de conformidad con lo establecido por el acuerdo No. 004 de 2013 del Archivo General de la Nación.

 

4. Programa de Gestión Documental

 

a. Plan para facilitar la identificación, gestión, clasificación, organización, conservación y disposición de la información pública, elaborado según lineamientos del Decreto 2609 de 2012, o las normas que lo sustituyan o modifiquen. (Fecha de Publicación 27 de Junio de 2014)

b. Adoptado y actualizado por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal al sujeto obligado, de conformidad con lo establecido por el acuerdo No. 004 de 2013 del Archivo General de la Nación

 

5. Tablas de Retención Documental

 

a. Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

b. Adoptadas y actualizadas por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal al sujeto obligado, de conformidad con lo establecido por el acuerdo No. 004 de 2013 del Archivo General de la Nación.

 

6. Registro de publicaciones

 

a. Registro de publicaciones que contenga los documentos publicados de conformidad con la Ley 1712 de 2014.

b. Automáticamente disponibles.

 

7. Costos de reproducción

 

a. Costos de reproducción de la información pública.

b. Acto administrativo o documento equivalente donde se motive de manera individual el costo unitario de los diferentes tipos de formato a través de los cuales se puede reproducir la información.